Extraits, fiches, factures... Et si je n’imprime plus rien ?

Les documents papier sont en voie de disparition dans un monde de plus en plus digitalisé. Ce n’est pas sans conséquences...

Votre facture du mois de février est la dernière que vous recevrez par courrier. Nous tendons progressivement vers une utilisation généralisée des canaux digitaux (...). Nous vous enverrons vos factures ainsi que les informations sur votre contrat par voie électronique à cette adresse e-mail... » Qui n’a pas reçu une communication de ce type de son fournisseur d’énergie? Les employeurs, eux, n’envoient plus les fiches de paie que par voie électronique... Du ticket de caisse aux extraits de compte, les documents sont de plus en plus dématérialisés. Alors, que risque-t-on si on ne les imprime plus?

EXTRAITS DE COMPTE

Constat : De grandes banques comme ING ou BNP Paribas Fortis ont retiré les imprimantes à extraits de compte de leurs espaces selfbank. La pression est grande pour passer au tout numérique, à moins de payer chèrement l’envoi de ses extraits à la maison. Plusieurs banques ne donnent accès à vos extraits de compte en ligne que durant 18 ou 24 mois. Et une demande de duplicata d’un extrait coûte de 6 à 25 ? !

Risque : Un créancier peut vous réclamer le capital d’un crédit durant 10 années. Exemples parmi d’autres: un avocat peut demander le paiement de ses honoraires durant 5 ans. C’est durant ce même délai de 5 années qu’un propriétaire peut prétendre au paiement d’un loyer impayé. Les décomptes périodiques de gaz, eau, électricité et télécommunications peuvent vous être réclamés sur un délai de 5 ans.

Conseil : Il faut garder ses extraits de compte durant 10ans (prescription de certaines dettes fiscales) et même davantage pour les paiements de travaux effectués dans votre habitation. Qui sait si l’urbanisme ne va pas revenir vers vous? Le paiement des pensions alimentaires et de certaines transactions financières importantes (comme des dons d’argent au sein de la famille) seront gardées pour la « force de la preuve », même durant 20 ans si besoin.

TICKET ET FACTURES...

Constat : Une garantie légale de 2ans minimum à compter de la délivrance du bien s’applique à tous les objets mobiliers corporels tels que voitures, réfrigérateurs, meubles, etc. Notons que de plus en plus de commerces vous envoient le ticket par email.

Risque : Si vous n’avez pas gardé le ticket de caisse ou la facture d’un bien, vous aurez bien du mal à faire valoir vos droits en matière de garantie. Si vous acceptez les envois digitaux, attention à votre vie privée.

Conseil : Pour tous vos achats de type électroménager, conservez bien vos tickets durant deux ans. Comme énoncé plus haut, ne jetez jamais vos factures pour des travaux effectués dans votre habitation.

DOCUMENTS FISCAUX

Constat : Frais professionnels, fiches de salaire ou de pension, emprunts, pensions alimentaires... Le délai de contrôle pour le fisc de tous ces documents est en principe de 3ans, mais de 7ans en cas d’indices de fraude. Ce délai légal peut encore être prolongé de plusieurs mois dès la date d’introduction d’une réclamation.

Risque : Celui de courir à gauche et à droite pour rassembler toutes les preuves demandées. Avec le danger de ne plus pouvoir les fournir.

Conseil : Conservez au minimum durant 7 ans tous les documents nécessaires pour remplir votre déclaration d’impôt. Et si l’administration fiscale conserve déjà une kyrielle de documents comme les avertissements extrait de rôle, les document TVA et autres fiches fiscales (accessibles via MyMinfin ou MyBox), il serait bon de les garder malgré tout chez vous. Voir à ce sujet la cadrée « Comment conserver ses documents ».

FICHES DE PAIE

Constat : Vous ne recevez plus que des fiches par voie électronique ? Attention, ce passage au digital « ne peut pas se faire de la seule volonté de l’employeur. Pour pouvoir émettre des fiches de paie électroniques au lieu des fiches de paie papier, il devra obtenir un accord de ses travailleurs et modifier son règlement de travail en conséquence », avance Amandine Boseret, juriste chez Acerta. Les employeurs ont par ailleurs l’obligation légale d’archiver votre fiche salariale pour une durée de 5ans. L’archivage ne peut être effectué qu’auprès d’un organisme agréé et dans le respect de la législation sur la vie privée.

Risque : Un travailleur devrait pouvoir rendre ses fiches salariales opposables devant les tribunaux, par exemple dans un litige fiscal, ou même dans le cadre d’une séparation pour déterminer les revenus des ex-conjoints.

Conseil : Conservez vos fiches mensuelles au minimum durant 7 années. Et, surtout, conservez vos fiches annuelles récapitulatives de rémunération jusqu’à l’âge de votre... pension. Imaginez une erreur dans le calcul du montant de votre pension, les fiches annuelles seront des preuves pertinentes.

ASSURANCES

Constat : Il faut évidemment conserver ses documents (spécialement les conditions particulières) aussi longtemps que vous êtes couvert par une assurance ou qu’une procédure d’indemnisation est lancée. Vous pouvez faire jouer votre assurance « responsabilité civile » 3 ans après la fin du contrat, bien entendu si le sinistre s’est produit lorsque vous étiez couvert. Une victime peut en outre se retourner contre vous sur une période de 10ans.

Risque : D’oublier pour quelle(s) couverture(s) vous étiez assuré à l’époque.

Notre conseil : Il est plus que raisonnable de conserver vos documents d’assurances durant 10 ans. Pour les assurances vie, il faut les garder jusqu’au... décès.