Apprendre à gérer sa paperasse numérique

"De plus en plus d'organismes communiquent via emails pour l'envoi de leurs factures ou documents officiels, nous écrit Lydia, une lectrice. Faut-il les imprimer ou les enregistrer sur un ordinateur? Que se passe-t-il si votre machine rend l'âme ou si on n'a plus accès à ces données? Et puis, au temps du papier, des délais spécifiques de conservation avaient été fixés, qu'en est-il exactement aujourd'hui?" Ce type d'interrogations légitimes, nous en recevons de plus en plus. Nous avons donc décidé de refaire le point sur toutes ces paperasseries numériques, pour ne pas écrire sur ces tracasseries. D'autant qu'avec la réforme du Code civil entrée en vigueur au 1er janvier dernier, la communication par courrier électronique est légalement reconnue comme une notification juridiquement valable. La première question à laquelle il faut répondre c'est: comment conserver ces documents à l'ère digitale? Il n'y a pas de réponse toute faite et cela demande encore du temps et de l'organisation, tout comme à l'époque (pas totalement révolue) des bons vieux classeurs...Les différents spécialistes que nous avons interrogés sur la question tiennent notablement le même discours. "Pour prévenir ces risques, il est essentiel de toujours disposer de deux copies de sauvegarde de vos données et de les conserver sur des supports différents. Même si vous optez pour le stockage en ligne (le cloud), vous n'aurez jamais une garantie totale contre le piratage ou la perte du service. Et ce, malgré toutes les déclarations rassurantes que vous pouvez entendre. En réalisant deux sauvegardes sur des supports différents (clé USB, ordinateur), à des endroits différents, il est peu probable que les deux dispositifs ne fonctionnent plus simultanément. Et puis rien ne vous empêche de toujours garder une copie papier dans un classeur." Les sauvegardes, c'est bien beau, mais certains rétorquent "Même si j'ai un ordinateur, une tablette ou un GSM, je n'ai jamais trouvé quelqu'un pour apprendre à vraiment m'en servir."Si, pour certains, l'utilisation de l'archivage électronique est comme une évidence, d'autres doivent se faire aider à une époque où on supprime toutes les opérations manuelles et les contacts humains, tout en disant ensuite aux gens: "C'est comme ça et maintenant débrouillez-vous!". Le déclassement numérique est une réalité et nous vous invitons d'ailleurs à lire sur le sujet l'article "Se passer de smartphone? Mission (presque) impossible". De fait, communiquer via internet, copier et sauvegarder des fichiers, utiliser des logiciels ou des applications, ce n'est pas donné à tout le monde. Et même quand on se débrouille, il faut cerner certaines logiques. Penons l'eBox. Théoriquement tout Belge peut accéder à son eBox, car c'est la plateforme qui permet de centraliser tous les documents officiels envoyés par les institutions publiques du pays. La procédure n'est pas toujours simple à comprendre. Vous recevez par exemple un message du SPF Finances envoyé à l'eBox. Il s'agit en réalité d'un document PDF indiquant qu'il faut se rendre sur la plateforme en ligne MyMinFin pour consulter un avertissement-extrait de rôle! Vous nous suivez? Vient alors parfois une autre étape à franchir. Pourquoi est-ce que je ne parviens pas à ouvrir les lettres dans mon eBox? Ou: j'ai un problème pour m'identifier. Pour pouvoir consulter le courrier contenu dans votre eBox, le programme Acrobat Reader doit être installé sur votre ordinateur. Et pas dans une version pas trop ancienne. L'accès à votre eBox est par ailleurs personnel et sécurisé, personne d'autre ne peut y accéder. Mais souvent, les utilisateurs moins aguerris donnent leurs accès numériques à une ou plusieurs personnes de confiance, à leurs enfants par exemple. Vient alors la délicate question de la dépendance, alors que la plupart de ces personnes savaient gérer seules ou en couple leur administratif auparavant. Ce n'est pas fini. Quand les obstacles de compétence, d'accès numérique et de comptabilité informatique sont levés, vient alors la question essentielle de l'archivage des documents que vous avez reçus. Vous apprendrez alors que les documents disponibles dans Mye-box.be ne sont consultables que pendant une certaine période qui est propre à chaque document et qui varie de un mois à trois ans. Et on vous conseillera "de télécharger vos documents au fur et à mesure, au besoin."Il existe cependant certaines exceptions: le Service fédéral des pensions a décidé de garder ses documents disponibles dans l'eBox à tout moment. Notons que chez Doccle, la plateforme administrative qui permet de recevoir des documents de diverses sociétés ou administrations et d'effectuer des paiements depuis votre ordinateur, les données sont conservées dans vos archives pendant au moins sept ans ou plus si la loi l'exige. Avec l'avènement du digital, se pose aussi la question de la transmission de ces documents. Avant, si la personne était organisée, tout était rassemblé dans une armoire, des caisses ou plusieurs classeurs. Mais aujourd'hui, est-ce que vos héritiers auront accès à toutes les informations de votre patrimoine digital après votre décès? C'est pourquoi, depuis 2021, les notaires proposent un coffre-fort numérique appelé Izimi, accessible à tous. Les actes notariés y sont conservés et vous avez la possibilité d'y conserver autres documents. Mais vous pouvez surtout choisir ce qu'il adviendra du contenu de votre coffre-fort digital après votre décès. Le transfert de son contenu est organisé par un notaire vers tous les héritiers, à leur initiative. Si Izimi stocke en toute sécurité des documents numériques importants comme les passeports, diplômes, documents immobiliers, actes de crédit, contrats d'assurance, il permet aussi de laisser des informations qui ne sont pas strictement liées à l'argent, mais considérées comme confidentielles. On pense aux documents sur ordinateurs, aux emails, aux mots de passe de comptes ainsi que les profils sur les réseaux sociaux comme Facebook. En matière de délais, il n'y a pas de différence entre format papier ou numérique.