Email : comment bien le rédiger en 7 points

31/01/18 à 12:41 - Mise à jour à 12:39

Vous avez un email important (ou pas) à envoyer à votre patron ou à une amie ? Un petit récapitulatif de ce qu'il faut faire ou ne pas faire, en fonction du contexte. Et des éléments à ne surtout pas oublier !

Email : comment bien le rédiger en 7 points

© Getty Images/iStockphoto

Mise en forme, intitulé du message, destinataires... Comme pour une lettre, la rédaction d'un email nécessite de respecter quelques règles de base.

1. Objet du mail: court et précis!

Première étape: bien intituler votre message. Pour vous démarquer des autres emails reçus par votre destinataire, soignez cette étape. Privilégiez un objet court (5 à 7 mots) qui précise votre démarche (invitation, information...). Préférez "Un dîner samedi soir?" plutôt qu'un objet du type "Question" ou encore "Bonjour". A bannir: l'absence d'objet, vraiment peu cordial.

2. Soigner la forme

Si vous ne connaissez pas votre interlocuteur, débutez avec "Madame, Monsieur" plutôt qu'un simple "Bonjour". Si vous le connaissez, "Ma chère Madame/Monsieur" est approprié.

Pour être lu jusqu'au bout, limitez votre prose et allez à l'essentiel. Aérez bien votre texte, en ajoutant si besoin du gras pour les éléments importants (date, adresse, prix...) ou en soulignant les mots clés. Sans en abuser.

Pensez à aller à la ligne, la lecture n'en sera que plus confortable pour votre interlocuteur. Enfin, n'écrivez pas en majuscules. Vous pensez être plus visible mais dans un email, comme dans un SMS, cela équivaut à CRIER!

3. Destinataires: chacun sa place!

Lorsque vous rédigez un email, vous avez le choix entre trois champs à remplir: À, CC ou CCI. Dans le champ principal, mettez la ou les personnes à qui vous écrivez principalement. Dans le champ "CC", mettez celles qui doivent être seulement informées mais pas nécessairement vous répondre. Enfin, ajoutez dans "CCI" (copie cachée), les personnes que vous souhaitez inclure dans la boucle sans qu'elles voient les autres destinataires et vice-versa. Discrétion assurée!

4. Orthographe, grammaire...: attention aux fautes!

Même si le ton d'un e-mail est moins formel que dans une lettre, surtout avec des proches, efforcez-vous de respecter les règles d'orthographe et de grammaire. N'hésitez pas à utiliser les outils de correction orthographique des logiciels de messagerie.

Relisez-vous bien avant d'envoyer votre courrier pour traquer une éventuelle dernière coquille. Vous éviterez ainsi d'oublier une pièce jointe dont vous faites mention dans le texte...

Si vous avez commencé à rédiger votre mail et souhaitez le relire au calme, enregistrez-le en brouillon. Les services de messagerie en ligne comme Gmail et Yahoo le font pour vous automatiquement en cours de rédaction, il vous suffit d'aller dans "Brouillons", pour le retrouver en cas de besoin. Sur les autres messageries, cliquez sur "Enregistrer un brouillon" lorsque vous rédigez votre mail.

5. Une signature automatique, plus rapide

Il peut arriver d'oublier l'essentiel: indiquer à son interlocuteur nos coordonnées... Le plus simple est d'intégrer une signature automatique à vos e-mails. Ainsi, chacun pourra vous joindre facilement.

6. Les smileys? Oui mais...

Ces petits bonhommes jaunes sont partout et traduisent notre humeur. Et dans un email? Tout dépend à qui vous écrivez. Dans un cadre professionnel, c'est trop familier. Avec vos amis ou votre famille, aucun problème ! Vous pouvez même insérer des Gif.

7. La bonne conclusion

Dans un cadre professionnel, préférez une formulation affirmative: "Je reste à votre disposition pour..." plutôt qu'une phrase négative "N'hésitez pas à revenir vers moi".

Pour le mot de fin, "Cordialement" est une formulation assez passe-partout, qui remplace le "Salutations" d'une lettre manuscrite, un peu trop formel dans un email.

Auteur : Stéphanie Letellier (NT-F.COM)

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