Faites le tri dans vos papiers !

23/04/09 à 00:00 - Mise à jour à 00:00

Trop de papiers ? Envie d'un grand nettoyage ? Mode d'emploi de ce que vous pouvez jeter ou non.

Contenu:

- A garder de 1 à 6 mois
- A garder 1 an
- A garder 2 ans
- A garder 3 ans
- A garder 5 ans
- A garder 7 ans: nouveau!
- A garder 10 ans
- A garder toute la vie
- Durées variables

S'il faut garder toute une série de documents, c'est notamment pour que vous puissiez exiger le paiement d'une dette ou pour prouver que vous vous êtes acquitté d'un paiement si on vous le réclame à tort. La durée de conservation varie selon le type de document. Passé ce délai, la loi considère que la dette a été acquittée : il n'est plus possible de faire valoir ses droits en justice ni réclamer un paiement. On dit alors qu'il y a prescription.

Nous avons établi un classement des documents selon la durée pendant laquelle il convient de les conserver. Mais attention : ces durées, basées sur l'usage ou sur la législation, ne s'appliquent plus dès que survient un litige. Si, par exemple, vous introduisez une réclamation auprès du fisc, le délai de prescription est suspendu pendant la durée de la procédure puis prolongé en conséquence.

BON À SAVOIR Il est de plus en plus fréquent de payer certaines factures par voie électronique. Imprimer ces factures pour les conserver comme des factures papier classiques ne suffit pas. Les factures électroniques doivent obligatoirement être conservées sous forme électronique (sur un cd, par exemple).

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De 1 à 6 mois

1 mois :

  • Tickets de caisse (petits montants) : vous ne pouvez généralement échanger ou vous faire rembourser un article que si vous disposez du ticket de caisse.
  • Convocation électorale.

6 mois :

  • Notes d'hôtel et de restaurant et preuves de paiement.

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1 an

  • Lettre de licenciement ou de démission (à compter de la fin du préavis).
  • Relevé annuel de l'assurance groupe (jusqu' au prochain relevé).
  • Certificat de ramonage.
  • Factures de transport.

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2 ans

  • Factures d'hôpital et leurs preuves de paiement ainsi que celles de vos autres frais médicaux (médecins, kinés, pharmaciens, dentistes, etc.). Le délai de deux ans commence à courir à la fin du mois où les soins ont été donnés.
  • Factures d'agence de voyage.
  • Factures d'achats et/ou cartes de garantie des appareils d'électroménager, d'ameublement, etc. La garantie légale est de 2 ans minimum. BON À SAVOIR Si un défaut de conformité apparaît dans les 6 mois suivant la livraison, il est présumé exister d'origine. Passé ce délai, vous devrez prouver que le défaut existait déjà et que la garantie est donc toujours d'application. Pour certains produits dont la durée de vie normale est assez longue, la période de garantie offerte est parfois plus longue.

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3 ans

  • Souche de l'assignation postale qui sert au paiement de la pension.
  • Contrats et preuves du paiement des primes d'assurances autres que les assurances vie (incendie, RC familiale, RC auto) : à compter de l'expiration de la police.
  • Copie de la lettre de résiliation d'un contrat d'assurance.

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5 ans

  • Preuves du paiement des allocations familiales, des rentes alimentaires, des allocations de chômage, du pécule de vacances, des indemnités éventuelles.
  • Documents relatifs à la location : contrat de bail, état des lieux, preuves du paiement de la garantie locative et des loyers, copie de la lettre de renon avec accusé de réception... : 5 ans après la fin de la location.
  • Factures et preuves de paiement : gaz, eau, électricité, téléphone et gsm, internet, télédistribution.
  • Extraits de comptes et documents bancaires. Plus longtemps si les extraits de compte vous permettent de prouver le remboursement d'une dette étalée sur une plus longue période (voir " 10 ans ").
  • Frais et honoraires de notaires et avocats.

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Nouveau : 7 ans

Si le fisc suspectait une fraude, il disposait auparavant d'un délai de taxation de 5 ans. Le ministère des Finances vient de s'offrir en 2009 un délai d'investigation/recherche plus long : il est passé de 5 à 7 ans tant en matière d'impôt que de TVA. Cela veut dire aussi que cette nouvelle disposition vous oblige à garder une série de documents pendant 2 ans de plus, qu'il y ait fraude ou non :

Pour le fisc :

  • Copie de la déclaration fiscale.
  • Justificatifs des frais que vous avez déduits.
  • Tous les documents relatifs à des revenus imposables (professionnels, mobiliers, immobiliers...).
  • Avertissement-extrait de rôle + preuves de paiement de tous les impôts et taxes.

Pour la TVA :

  • Livres comptables, factures et autres pièces concernant votre activité.

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10 ans

  • Contrats d'emprunt et preuves de remboursement (10 ans à compter de la dernière mensualité).
  • Documents relatifs à des travaux de construction/rénovation : contrats avec un architecte ou un entrepreneur, factures, etc. : 10 ans à partir de la réception définitive des travaux (garantie décennale).
  • Documents relatifs à la gestion de la copropriété (PV des assemblées générales, correspondance avec le syndic...).
  • Acte de prêt hypothécaire et preuve de remboursement.
  • Bordereau d'achat de titres (éventuellement plus longtemps si vous n'avez pas encore revendu les titres).
  • Dossier complet de sinistre (10 ans après la fin de l'indemnisation et plus longtemps si des séquelles médicales sont possibles).
  • Preuve de perception de revenus non imposables.

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À vie

  • Diplômes et titres professionnels.
  • Dossier médical : carnet de santé, carte de groupe sanguin, carnet de vaccination, résultat d'analyses et d'examens, radios.
  • Permis de conduire.
  • Actes de naissance, reconnaissance...
  • Documents relatifs au mariage, à la cohabitation, à l'union libre : contrat de mariage, carnet de mariage, jugement définitif de divorce, déclaration de (fin de) cohabitation légale, contrat de vie commune...
  • Actes notariés.
  • Actes de donation (pour éviter les querelles entre héritiers et les soupçons du fisc).
  • Testaments et autres, documents relatifs aux successions.

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Divers

  • Fiches annuelles de rémunération fournies par votre employeur + extraits annuels CIMIRe : jusqu'à votre pension.
  • Contrat d'assurance vie/décès : jusqu'à attribution aux bénéficiaires.
  • Achat d'un terrain ou d'un immeuble, acte de base de copropriété : aussi longtemps que vous restez propriétaire du bien.
  • Facture d'achat et papiers d'un véhicule (certificat d'immatriculation, certificat de conformité) : tant que vous êtes propriétaire.

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